Banyak pebisnis atau pengusaha kini beralih menerapkan E-Procurement dalam perusahaan atau bisnis yang dijalankan. Hal tersebut sebagai bagian dari pengadaan barang atau jasa mereka karena memang dianggap lebih efisien secara waktu dan effort.

Pengertian E-Procurement

E-Procurement merupakan kegiatan pengadaan barang atau jasa yang berbasis teknologi web dan internet dengan dimulai dari pelelangan umum, lalu pra-kualifikasi, dan tahap sourcing secara elektronik. E-procurement juga merupakan aplikasi e-commerce untuk proses negosiasi dan perjanjian (contracting). Menurut seorang ahli yang bernama Chaffey (2009), dia mengatakan bahwa E-Procurement merupakan

sebuah integrasi secara elektronik pada pengelolaan semua kegiatan pengadaan, termasuk pembelian, permintaan, pemesanan, pengiriman, dan pembayaran antara pembeli dan pemasok

Komponen Proses E-Procurement

Sebelum menggunakan e-Procurement, suatu perusahaan atau bisnis biasanya memerlukan komponen penting sebagai dukungan berikut ini :

• HARDWARE (Perangkat Keras)
• SOFTWARE (Perangkat Lunak)
• SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
• Pengguna Program E-Procurement
• Kebijakan
• Tata Kelola
• Proses Bisnis
• Infrastruktur Perusahaan

Manfaat E-Procurement

Berikut beberapa keuntungan yang didapat suatu perusahaan dalam menjalankan proses ini, diantaranya :

1. Menurunkan harga pembelian melalui standarisasi produk dan penggabungan pembelian.
2. Merampingkan proses procurement dengan membuat secara sederhana dan cepat.
3. Mengintegrasikan proses procurement dengan pengawasan anggaran.
4. Menemukan supplier dan penjual baru yang dapat menyediakan produk secara cepat dan murah.
5. Memastikan pengiriman secara tepat waktu dalam setiap waktu.

Tujuan E-Procurement

E-Procurement diketahui memiliki banyak tujuan sehingga diadakannya tahapan – tahapan dari masing – masing tujuan tersebut, antara lain :

• Mengidentifikasi Kebutuhan

Tahap pertama adalah mencari tahu kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan dengan tujuan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai produk atau jasa yang akan di stock dan memudahkan dalam menentukan anggaran.

• Persetujuan Buyer dengan Supplier

Tahap selanjutnya adalah menentukan siapa supplier, vendor, ataupun penjual yang akan dijadikan target dengan tujuan untuk mempersingkat waktu perusahaan untuk menjalani komunikasi dengan supplier yang diinginkan.

• Pemesanan Barang ataupun Jasa

Tahap ketiga adalah memesan barang yang sesuai dengan permintaan bagian pembelian dengan tujuan untuk menghemat waktu untuk menghitung stock dan menyusun pembelian yang biasanya dilakukan secara manual.

• Progress Tracking

Tahap keempat adalah menelusuri alur proses pembelian dengan memanfaatkan informasi mengenai kondisi dan letak barang atau jasa tersebut dengan tujuan untuk memudahkan perusahaan dalam mengontrol pesanan.

• Pembayaran Mudah dengan Proses Cepat

Tahap terakhir dalam procurement yakni proses pembayaran yang dapat dilakukan dengan tunai ataupun kredit dengan tujuan untuk membuat laporan keuangan kredibel dan mewujudkan akuntabilitas.

Walaupun tahap pembayaran merupakan tahap yang terakhir, berhubung e-Procurement dilakukan dengan cara digital diperlukan dua tahap lagi untuk menyempurnakan proses e-Procurement ini, yaitu :

• Menyusun Laporan Lebih Akurat & Cepat

Laporan dalam digital atau elektonik lebih mudah disusun dan angka yang di input akan sesuai dengan nominal aslinya karena terdokumentasi dengan baik dimana tujuan ini untuk memudahkan perusahaan menyusun laporan yang dibutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan.

• Mengevaluasi Secara Efisien & Mudah

Dalam tahap ini dilakukan analisis terhadap data dengan tujuan untuk mencari apa yang kurang dan apa yang harus dikoreksi dari transaksi sebelumnya.

Demikian penjelasan mengenai E-Procurement yang dimulai dari pengertian hingga tujuan yang ada sehingga E-Procurement ini bisa dikatakan sebagai sistem yang dianggap sangat bermanfaat bagi bisnis dan perusahaan.