Apa itu Lean Management?

Lean Management, yang terinspirasi oleh sistem produksi Toyota, adalah metode manajemen dan organisasi pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan, lebih khusus lagi, kualitas dan profitabilitas outputnya.

Lean management mengoptimalkan proses dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk hal-hal yang tidak berguna (seperti menunggu, operasi atau transportasi yang tidak perlu, produksi berlebihan, dll.), yang menyebabkan kualitas rendah dan komplikasi.

Metode ini didukung oleh elemen manajemen yang penting untuk memastikan bahwa karyawan memiliki lingkungan kerja yang optimal. Pada akhirnya, ada dua tujuan utama: kepuasan penuh pelanggan dan keberhasilan setiap pekerja.

Lean Management, yang didefinisikan oleh para peneliti dari Massachusetts Institute of Technology (MIT), adalah frasa Inggris yang memiliki kata kunci penting. Lean pada dasarnya berarti bebas dari unsur-unsur.

Manfaat Menerapakan Lean Management dalam Bisnis

Semakin populernya prinsip Lean berasal dari fakta bahwa mereka benar-benar fokus pada peningkatan setiap aspek proses kerja dan melibatkan semua tingkat hierarki perusahaan.

Ada beberapa keuntungan utama yang dapat dimanfaatkan oleh manajer.

• Fokus

Anda akan dapat menempatkan tenaga kerja Anda pada pekerjaan yang menghasilkan nilai karena metodologi Lean akan memungkinkan Anda untuk mengurangi aktivitas yang menghasilkan pemborosan.

• Meningkatkan produktivitas & efisiensi

Karyawan akan lebih produktif dan efisien jika mereka fokus pada memberikan nilai karena mereka tidak akan terganggu oleh tugas yang tidak jelas.

• Proses
  

  yang lebih cerdas (pull system)

Dengan membangun sistem tarik, Anda hanya dapat menyediakan pekerjaan jika ada permintaan yang sebenarnya. Selanjutnya datang dari ini. Penggunaan sumber daya yang lebih baik: Anda hanya dapat menggunakan sumber daya sebanyak yang diperlukan jika produksi Anda didasarkan pada permintaan aktual. Akibatnya, organisasi Anda dan kelompok kerja Anda akan lebih mampu menanggapi kebutuhan konsumen dengan lebih cepat.

5 Prinsip dasar Dalam Lean Management

• Identifikasi Nilai

Apa yang ingin dicapai oleh semua bisnis? untuk menyediakan layanan dan barang kepada pelanggan yang siap untuk dibayar. Untuk melakukannya, perusahaan harus menambahkan nilai yang ditentukan oleh kebutuhan pelanggannya. Nilainya terletak pada masalah yang ingin diselesaikan oleh perusahaan. Pelanggan Anda secara aktif bersedia membayar untuk solusi Anda, yang lebih penting. Proses atau aktivitas lain yang tidak menciptakan nilai pada produk akhir disebut pemborosan.

• Pemetaan Aliran Nilai

Ini adalah titik di mana Anda benar-benar harus memetakan alur kerja perusahaan Anda. Itu harus mencakup semua proses dan orang-orang yang terlibat dalam memberikan produk akhir kepada pelanggan.

Dengan menerapkan prinsip Lean dari pemetaan aliran nilai, Anda akan dapat menemukan bagian proses mana yang tidak menghasilkan nilai. Ini akan menunjukkan kepada Anda di mana nilai dihasilkan dan dalam proporsi apa bagian-bagian proses yang berbeda menghasilkan atau tidak menghasilkan nilai. Setelah Anda memetakan aliran nilai Anda, akan lebih mudah bagi

Anda untuk mengidentifikasi proses mana yang dimiliki oleh tim mana dan siapa yang bertanggung jawab atasnya. Anda dapat menemukan tindakan yang tidak menghasilkan manfaat dan menghilangkannya dengan menggunakan gambaran besar ini.

• Buat alur kerja yang berkelanjutan

Setelah Anda menguasai rantai nilai bisnis atau barang Anda, Anda harus memastikan alur kerja setiap tim berjalan lancar. Ini dapat membutuhkan waktu. Seringkali, kerja tim antar departemen diperlukan untuk mengembangkan produk atau layanan.

Setiap saat, masalah dan gangguan dapat muncul. Namun, dengan membagi tugas menjadi bagian yang lebih kecil dan memvisualisasikan alur kerja, Anda dapat dengan mudah menemukan dan menghilangkan masalah tersebut dalam proses.

• Buat sistem traksi

Alur kerja yang stabil memungkinkan tim Anda menyelesaikan tugas lebih cepat dan dengan lebih sedikit usaha. Namun, untuk menjamin stabilitas ini, sistem traksi harus diperhatikan dalam metodologi Lean. Sistem seperti itu memungkinkan pekerjaan dibuat hanya saat ada permintaan. Oleh karena itu, kapasitas sumber daya dioptimalkan; sumber daya hanya dimobilisasi ketika ada kebutuhan nyata.

Ambil sebuah restoran sebagai metafora. Anda masuk ke dalam dan memesan. Setelah menerima pesanan Anda, pemilik restoran mulai menyiapkan makanan Anda. Dia tidak memasak banyak hidangan sebelumnya karena tidak ada permintaan nyata, dan hidangan yang berlebihan dapat menjadi uang yang terbuang.

• Peningkatan berkelanjutan

Setelah Anda menyelesaikan semua langkah di atas, Anda telah membuat sistem lean manajemen Anda. Namun, jangan lupa langkah terakhir, yang paling penting.
Jangan lupa bahwa sistem Anda tidak statis dan tidak terisolasi. Masalah dapat muncul pada salah satu langkah sebelumnya. Untuk alasan ini, Anda harus memastikan bahwa karyawan di semua tingkatan berpartisipasi dalam perbaikan proses yang berkelanjutan.

Ada sejumlah metode yang dapat digunakan untuk mendorong perbaikan terus-menerus. Misalnya, adalah mungkin bagi setiap tim untuk mengadakan pertemuan setiap hari untuk membahas pekerjaan yang telah dilakukan, tugas yang masih harus dilakukan, dan kendala yang muncul. Ini adalah cara yang mudah untuk mengoptimalkan proses setiap hari.

Metode yang Membantu Proses Lean Management

Metode lean sering digambarkan sebagai solusi pembelajaran dan eksperimen. Staf mengadopsinya dan berkolaborasi dalam proses perbaikan berkelanjutan.

Ada banyak alat dan metode yang tersedia, tetapi berikut adalah beberapa contohnya:

• Metode 5S jelas, rapi, bersih, teratur, dan teliti untuk mengoptimalkan lingkungan kerja dan mengurangi waktu yang terbuang.
• Metode Six Sigma untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi proses; Manajemen visual untuk berbagi informasi dan memecahkan masalah.
• Metode SMED untuk mengurangi waktu pergantian seri; Metode Kanban untuk meningkatkan manajemen inventaris.
• Value Stream Mapping (VSM) untuk mengoptimalkan manajemen sumber daya.

Sebelum Menerapkan Lean, Persiapkan Tim Anda untuk Perubahan

Meskipun lean management didasarkan pada 5 prinsip Lean, sebelum menerapkannya, Anda perlu mempersiapkan tim, departemen, dan bahkan seluruh organisasi untuk perubahan tersebut.

Tetapkan tujuan yang jelas

• Pertama-tama, Anda harus mengetahui tujuan akhir Anda dan memberi tahu tim Anda tentangnya.
• Dengan menerapkan proses Lean di perusahaan Anda, apa yang ingin Anda capai?
• Apakah Anda dapat mengirimkan produk dengan lebih cepat dengan mengoptimalkan alur kerja Anda?
  Dengan demikian, apakah Anda berusaha meningkatkan profitabilitas perusahaan Anda secara keseluruhan?
• Atau, mungkin Anda lebih suka mengubah rencana masa depan bisnis Anda agar lebih berkelanjutan?

Tujuannya harus jelas. Dengan cara ini, Anda akan dapat berbagi cara untuk mencapainya, memotivasi orang untuk melakukan perjalanan bersama Anda, dan membantu mereka dengan menghilangkan hambatan apa pun yang menghalangi proses kesempurnaan Anda.

Membangun pola pikir Lean

Setelah Anda mengetahui hasil implementasi, Anda harus memasukkan pola pikir Lean ke dalam tim Anda. Berurusan dengan faktor manusia dan melibatkan semua orang mungkin merupakan tantangan besar.

Oleh karena itu, untuk memulai, Anda harus memberi tahu anggota tim Anda apa itu Lean dan memastikan mereka memahami manfaatnya dari sudut pandang organisasi dan pribadi.
Memberikan nilai pelanggan yang unggul dengan menghilangkan pemborosan dan menciptakan lingkungan kepemimpinan bersama di mana anggota tim Anda menerima lebih banyak tugas dan mencari peningkatan berkelanjutan adalah inti dari proses Lean.

Setelah seluruh perusahaan memahaminya, kemungkinan mereka akan menerima perubahan akan meningkat.
Memimpin perubahan, bukan mengelolanya, adalah penting.

Mulailah dari yang kecil dan temukan agen perubahan

Jika Anda bekerja di tingkat perusahaan, Anda harus membentuk kelompok percontohan sementara yang terdiri dari anggota tim yang berbeda untuk bertindak sebagai agen perubahan setelah mereka kembali ke rekan tim aslinya, misalnya, jika Anda memiliki departemen R&D yang besar. Kemudian, praktik yang baik adalah menyebarkan praktik Lean ke seluruh departemen, yang pada akhirnya akan mengubah seluruh perusahaan Anda menjadi organisasi Lean.

Kesimpulan

Lean Management adalah pendekatan manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan dengan menghilangkan sumber daya yang tidak diperlukan dan mengoptimalkan proses kerja. Metode ini, yang berasal dari Sistem Produksi Toyota, menekankan nilai pelanggan dan efisiensi operasional.

Lean Management memiliki banyak keuntungan, seperti peningkatan efisiensi, produktivitas, fokus pada nilai, sistem traksi berbasis permintaan (pull system), dan pemanfaatan sumber daya yang lebih baik. Identifikasi nilai, pemetaan aliran nilai, menciptakan alur kerja berkelanjutan, sistem traksi, dan peningkatan berkelanjutan adalah prinsip dasar manajemen lean.

Metode Lean seperti 5S, Six Sigma, SMED, Kanban, dan Value Stream Mapping mendukung proses perbaikan berkelanjutan dengan melibatkan semua anggota tim dan membangun pola pikir Lean. Untuk menerapkannya dengan sukses, ini memerlukan persiapan tim, menetapkan tujuan yang jelas, dan mengubah cara orang berpikir tentang organisasi.